白宫的 统一的指导 规定了联邦机构在拨款管理中取得一致性和统一性的标准, 以及与, 高等教育机构. 在“扩大政府,“许多联邦机构已经转移了单方面批准一些授予前和授予后行动的权力. 已制定以下准则，以协助主要研究人员准备请求事先批准联邦资助赠款的行动.
使用IPAS:
- 在赞助商条款和条件以及联邦扩展当局指南允许的情况下，在预计开始授予日期前90天请求授权产生预授予费用.
or
- 如果奖励迫在眉睫，但延迟超过了预期的开始日期，请申请授权设立预付基金.
要求事先批准“授予前费用”, 或者要求“预付资金”的风险由受让人承担, 并且必须在编程上得到很好的证明(而不仅仅是为了方便). 预期成本必须是合理和允许的.
事先批准申请须附有一份由首席研究员/项目主任签署的完整的机构事先批准系统(IPAS)表格, 系主任, 和院长. 申请奖项的赞助机构/实体必须提供足够的证明文件，以及赞助商对项目预期/预期开始日期的同意. 电子(e.g., 电子邮件)通信通常是足够的，可以作为辅助文件附加到IPAS表格.
完成后，表格被转发到赞助项目办公室. 资助项目主任将审查申请的充分性和完整性，并批准申请与拨款会计办公室处理.
如果裁决因任何原因没有实现, 教务长将与适当的院长和/或系主任协商，以确定如何分配发生的费用. 赞助计划总监是否应不批准该项要求, 该请求可由首席研究员所属学院院长单方批准. 该奖项是否应该因为任何原因而无法实现, 院长将负责所有发生的费用.
注:如果项目涉及使用人类和/或动物受试者, IRB和/或IACUC的批准*必须*在事先批准之前到位, 或者可以设立一个预支基金, 然后项目就可以开始了.
如果你对IPAS有任何疑问, 或填写附件表格, 请随时与OSP联系 osp@617885.com or 973-655-4128.